禮儀文書：有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知

有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。

在使用有關(guān)禮儀的文書電報(bào)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1．文電中的外國國名，應(yīng)使用全稱，同一國名如出現(xiàn)數(shù)次，至少首次應(yīng)用全稱。如習(xí)慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯(lián)邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應(yīng)使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現(xiàn)時(shí)，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規(guī)范，不要用錯(cuò)。非外交機(jī)構(gòu)一般不使用照會(huì)的格式，可使用對外函件進(jìn)行交往。人稱要與文書格式相適應(yīng)并前后統(tǒng)一。例如，普通照會(huì)一般只用第三人稱，但不注意時(shí)容易出現(xiàn)“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應(yīng)。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當(dāng)。

3．文書中對人的稱呼要合乎禮儀習(xí)慣。

致意語的用法亦要取決于不同場合與習(xí)慣。例如，外交照會(huì)開頭時(shí)，常有 “向x x x致意并榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發(fā)照會(huì)可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發(fā)的照會(huì)不用“最”字。非外交機(jī)關(guān)使用對外文書，可視不同的發(fā)文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關(guān)于譯文。對外文書應(yīng)以中文為正本，必要時(shí)，附以外文譯文。譯文本，應(yīng)用不帶機(jī)關(guān)銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應(yīng)考慮外文的慣用格式，不應(yīng)套用中文格式。我駐外機(jī)構(gòu)，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務(wù)性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調(diào)職、離任等普通照會(huì)，亦可只用外文。

5．對外文書的打印位置要適當(dāng)。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應(yīng)在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標(biāo)點(diǎn)，而把姓名稱呼另排一行），然后再下一行前面空一格續(xù)排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

蓋章的位置要適當(dāng)，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應(yīng)在機(jī)關(guān)銜之上）為宜。

6．要有嚴(yán)密的校對制度。如發(fā)現(xiàn)文書、函件等有錯(cuò)字或格式不對，均應(yīng)重新打印，不得涂改。

7．用紙要合乎規(guī)定。

8．收發(fā)文應(yīng)有簽收手續(xù)，收到涉外文書應(yīng)及時(shí)處理，不要延誤。

在禮儀社交場合，除了必須處理和運(yùn)用好文書電報(bào)以外，對名片的使用也應(yīng)當(dāng)給以重視。名片之所以在現(xiàn)代社會(huì)中得到廣泛的應(yīng)用，因?yàn)樗褂闷饋砗啽恪㈧`活、雅俗均可，能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人際交往十分頻繁的需要。

名片現(xiàn)在已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是相互通報(bào)姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈(zèng)以至吊唁等多種禮節(jié)。為了表示不同的禮節(jié)，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。

幾種國際上通用的法文縮寫是：

1． 敬賀 p. f. (pour felicitation)

2． 謹(jǐn)唁 p. c. (pour condoleance)

3． 謹(jǐn)謝 p. r. (pour remerciement)

4． 介紹 p. p. (pour presentation)

5． 辭行 p. p. c. (pour prendre conge)

6． 恭賀新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小寫均可)

7． 謹(jǐn)贈(zèng)，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上avec ses compliments (或者用英文 with the compliments of …)

現(xiàn)在人們?nèi)找嬷v究名片的印制。當(dāng)然，印制精美、考究的名片，會(huì)惹人喜愛；但印制樸素大方的名片，只要運(yùn)用得當(dāng)，仍會(huì)獲得人們的重視和尊重。來源:公開選撥領(lǐng)導(dǎo)考試