最新樣品室管理制度及規定

由佚名分享時間：2024-02-20 12:10:24 加入收藏我要投稿點贊

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樣品室管理制度及規定篇一

樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響檢測結果的準確度，因此必須對樣品的取樣、貯存（4度冰箱）（-20℃冰箱）、識別以及樣品的處置等各個環節實施有效的控制，確保檢驗結果準確、可靠。并做好樣品的保密與安全工作。

本程序適用于樣品的取樣、流轉、貯存、處置、識別等管理。

①質量檢測中心負責分析測試實驗室樣品管理。

②實驗室樣品技術管理人員負責按照樣品取樣的程序按時到指定地點進行取樣，并記錄取樣接收時樣品狀態，做好樣品的標識以及樣品貯存、流轉、處置過程中的質量控制。

③實驗室檢測人員接收到樣品后應對制備、測試、傳遞過程中的樣品加以防護。

④實驗室樣品技術管理人員負責對檢測室樣品管理情況進行督查，質量控制主管對樣品管理承擔管理職責。

①取樣人員應根據取樣頻次到指定地點按時取樣，取樣人應對樣品在運輸過程中的防護負責，保證樣品的完整性。

②當有突發情況，另時需要取樣分析時，由相關樣品管理人員進行驗收登記。

③實驗室樣品管理人員接收樣品時應記錄樣品狀態，并登記入賬。

④分析人員對樣品是否適合于檢測存有疑問，或品管人員對檢驗結果持懷疑態度，或認為樣品不符合有關規定要求，或有異常情況時（包括包裝和封簽），必須進行再次取樣分析。

①樣品的識別包括不同樣品的區分識別和樣品不同試驗狀態下的識別。

②樣品區分標識，貼在樣品外包裝上，標識內容包括檢驗樣品編號、分析項目、注明采樣時間和日期。

③樣品在不同的試驗狀態，或樣品的接收、流轉、貯存處置等階段，應根據樣品的不同特點和不同要求，做好標識的轉移工作，以保持清晰的樣品識別號，保證各分析室內樣品編號方式的唯一性，保證樣品分析結果的可追溯。

④實驗室應根據專業要求，在相關的作業指導書中，對樣品標識轉移方式和如何保證樣品識別的唯一性和有效性，做出明確規定。

①質量檢測中心應有專門且適宜的樣品貯存場所，配備樣品間及樣品柜（架）。樣品間由專人負責，限制出入。樣品應分類存放，標識清楚，做到賬物一致。樣品貯存環境應安全、無腐蝕、清潔干燥且通風良好。

②對要求在特定環境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環境條件，環境條件應定期加以記錄。

樣品管理流程

樣品的接收是整個樣品檢測工作的第一步，也是最重要的一步。樣品的接收必須由專門的樣品接收員來完成。當接收樣品時，樣品接收員需要和送樣人一同對樣品進行各項基本數據的核對，再詳細記錄樣品的各項數據，保證樣品的原裝性。同時，對樣品進行初步觀察，確認是否能夠進行檢測。最后，詳細填寫好樣品接收。

2.樣品的標識

當樣品被接收后，需要先把樣品放在待檢區，再對樣品進行標識，樣品的標識應放置在明顯醒目又不妨礙檢驗的地方。樣品標識的基本內容包含樣品的名稱、編號、規格和狀態等，樣品標識上的文字必須清晰可見、簡單明了，永遠不會因標識的不清楚而造成樣品的混淆。樣品的標識是唯一能辨別樣品的標簽，需要存在于樣品流通的整個過程中。

當樣品管理員對樣品進行基本性能標識和記錄后，應由檢驗人員對樣品進行確認。檢驗人員需憑有效憑證，到樣品庫取到樣品，并仔細填寫樣品流通證。當檢驗人員收到樣品后，需立即對樣品的基本情況進行確認，其中包括樣品本身狀態、是否符合對應的檢測方法以及是否符合送檢方的基本描述。如果發現樣品本身狀態不正常，或樣品和送檢方描述不同，或對對應的檢測內容描述不全面等情況，檢驗人員需記錄出現的所有問題，和送檢方溝通好，待疑問都消除后，才能開始檢驗。

當樣品進行流通時，樣品上的標識將是唯一可以辨別樣品的根據。在樣品檢驗的每個步驟，樣品上的標識都需要不能被破壞，無論什么情況下都不能任意改變或勾畫樣品上的標識，檢驗記錄中也一直記載樣品的原始編號。當樣品被加工、處理、測試和流通時，需要有效保護樣品，使樣品遠離有害源。當檢測完成后，檢驗人員要立即清潔好樣品，送到樣品儲存庫，由專門人員進行樣品的核對和登記。

實驗室需要設置特定的適合樣品儲存的地方。對于不同種類的檢測樣品，應做到分類放置、標識一目了然，記錄和實物一致。樣品的儲存環境需要保證樣品的安全，做到無污染，無腐蝕、干燥通風。針對特定的樣品，需要在特殊環境下和條件下儲存，需要嚴格把控環境指數，做好詳細的記錄。檢測人員在進行樣品的儲存時，保證樣品的安全性以及完整性。對于易燃、易爆和有毒等危險品需要特定存放，遠離其它樣品，并做好醒目的標識。

當樣品檢測完畢后，需要進行分類，參照不同種樣品各自的規范、規程和處理意見書進行適當的處理。如果檢測客戶需要將樣品取回，也必須嚴格遵從樣品處理規范中的規定進行樣品的取回，如果樣品存儲一定期限后再由客戶取回，需要經過申請、審核和批準后才可以取回樣品。如果樣品已經過了保存期，就需要實驗室和送檢單位進行溝通，共同處理樣品。在樣品進行處理時，管理員要做好記錄。

樣品管理的每一步，尤其是對樣品的檢測、儲存和處理，都需要遵守嚴格的保密制度，加強對樣品相關信息的保密工作。儲存的樣品無特別指令不能隨意動用，對于有特別指令的樣品，需要滿足相關要求，確保達標。同時，在樣品接收、流轉、儲存、處理和信息管理等步驟，需采取相應的防護措施，保證樣品不被破壞，機密信息不會泄漏。

檢測實驗室樣品管理要注意以下幾點：

①樣品管理要制度化、規范化；

②樣品管理應建立唯一性標識；

③嚴格審查樣品狀態；

④切實做好樣品存儲和清理工作；

a.樣品存儲是樣品管理的重點內容。

b.應建符合產品特點的存樣室。

c.嚴把樣品的出入庫關。

d.嚴格執行樣品銷毀工作。

⑤加強實驗室的內部審核工作：

樣品室管理制度及規定篇二

為規范樣品室管理，使樣品室各陳列物品井然有序、美觀，查找有據，特制定本管理辦法。

樣品室的管理。

樣品管理員。

1、樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀，確保在最有效的時間內查找所需樣品。

2、未經允許，無關人員不得隨意進出樣品室，樣品管理員有權拒絕無關人員進出樣品室。

3、樣品管理員有權監督進出樣品室人員的活動。

4、未經樣品管理員的同意，其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。

5、樣品管理員必須對樣品室發生的一切異常狀況負責，發現異常必須及時向領導匯報。

1、每天清理樣品室，保證樣品室的清潔、整齊、有序。

2、新到樣品時，必須檢驗樣品的完好性。及時入庫并貼標、拍照、排放（或收藏）、入帳。

3、保證每款樣品標簽完整，標明貨號。將樣品用數碼像機拍照，存入電腦（圖片以樣品的貨號命名），以廠家、日期為分類標準。

4、出、入庫一定要有單據，雙方簽字后樣品方可出、入庫。樣品去向要落實到人。

1、樣品出庫前，樣品管理員應確保樣品的完好性，決不能有不良樣品流出至客戶手中。杜絕樣品上帶有原廠家商標、電話、地址、金額等資料，否則視情節輕重處罰。

2、樣品管理員接到樣品出庫通知時，填寫出庫單，領樣人、樣品管理員簽字后方可出庫。

3、任何樣品出庫或外借，不得損壞，如有毀損，樣品管理員有權申請要求賠償。

1、新到樣品時，按到貨單認真驗貨，必須檢驗樣品的完好性。及時入庫并貼標、拍照、入帳、排放或收藏。

2、定期整理樣品室，挑出長期不用、已破損或一款相同數只的樣品報批作廢。

3、樣品架上的樣品要按廠家、類型、材質的順序擺放，用吊牌標清，定期整理樣品架，長期不用、重復的樣品裝箱備查。

1、樣品室的門、燈、空調等未關，發現一次扣罰責任人5元。

2、未經允許，樣品管理員私自外借樣品或樣品資料，一經發現將視情節嚴重處罰。

3、因樣品管理員工作失誤，導致不良樣品流入客戶手中，嚴肅處罰。

4、樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向，樣品管理員需原價賠償。

（1）、客服收取并閱讀開發相關郵件,下載郵件附件或從圖片庫中找出相應圖片，并按正確的位置存放如：database/public/每日更新/5月開發/47#/20240505 0105，存好后將圖片打印，再將收取郵件的時間標注在圖片右上角，翻譯圖紙，結合郵件注明詳細的樣品要求如顏色，效果，數量及交樣日期，樣品流程負責人名縮寫等。

（2）、客服將圖片交給文員，文員將圖片掃描好后存放在圖紙所指定的相應位置，并找出打樣所需的相應之原樣，交回給客服。客服將圖片及原樣交跟單進行樣品開發，樣品完成后再由跟單員將樣品收回，對照開發要求核對樣品，確認無誤后再將樣品和圖紙交給文員處理。

（3）、客服收取客戶原樣后，立即再原圖紙上注明客戶相關郵件收取時間，沒有相關郵件的則標注收取實樣，實際圖紙時間，再交文員對客戶原樣和原圖紙進行掃描編號等。其余操作參照（1）、（2）。

（1）、所有樣品必須及時整理，掃描編號，并分類別上好卡片，原則上文員工作臺不堆放任何樣品過夜。多層或較短的項鏈（套裝）上寬卡，其余上吊卡，手鏈手鐲類先上扎帶再上吊卡，耳環上相應的單對，三隊或六對耳環卡。

（2）、所有樣品圖片必須及時用acdsee或photoshop進行處理，保持圖片顏色與樣品基本一致，大小適中，所有有正反之分的配件，成品始終正面朝外。圖片上應在右下角標注產品編號，左上角標注客戶編號，其次還要標注相應的產品信息，如長度，重量，顏色（可用英文代碼及色號表示，如h/jet，bg/crystal）及吊墜或主要配件的尺寸，鉆和珠子的大小及數量等。

（3）、寄給客戶的樣品，文員須協助客服做好spec sheet并存放在相應的位置。

（4）、圖庫圖片處理完成同時必須在系統內錄入相關的編號，樣品數量（留底數量和寄送客戶的數量），價格（含自核價，工廠價格及寄給客戶的美金價），工廠等信息。工廠信息務必完整錄入系統，含工廠代碼，聯系人，電話，地址，email，qq號等。

（5）、所有留底樣品必須上我司吊牌，上面寫上rmb自核價代碼、客戶編號（數字編號或開發號）和日期，存放樣品室相應的客戶樣品架或其他區域。寄給客戶的樣品２ｐｃ（或4pc）上吊牌，寫上客戶編號（數字編號或開發號），美金價格和日期，入袋但不封口。一個顏色入一中包袋但不封口,一個款式入一大包袋,放入圖紙但不封口。如客戶有自己指定的卡片條碼或吊牌，則須按客戶要求進行包裝，并填寫價格編號等信息。完成后請將圖紙和寄出樣品一起交還跟單員，由跟單員核對后交給客服寄出。

樣品室管理辦法及樣品借還流程

（1）、我司所有樣品必須由樣品室文員統一管理，辦公室及打樣室不得閑置樣品。

（2）、樣品室必須經常清潔，保證地面、臺面及所有樣品整潔無塵，所有樣品完整合格，如有毀損，應及時更換或修復。

（3）、凡需借用樣品的，必須由樣品室管理人員負責取出并錄入系統。借用過程中務必保持樣品完好，用完后要及時歸還。

（4）、開發部借用樣品復制的，如新樣品與原樣完全一致，則請文員保持原編號，如與原樣有較小變動，可沿用原編號，接在編號后續編。如與原樣有較大出入，則請新編號。如原樣或配件被壓模用掉的，請務必還原樣品。

（5）、訂單部借用樣品做確認樣的，使用過程中尤其需要保持樣品完好，始終套袋，帶手套使用，以方便核對顏色，電鍍等效果。一旦樣品確認，請將樣品歸還樣品室。凡遇訂單有新增顏色的，文員應按客服要求先將虛擬圖片及產品資料在系統中做好，以方便客服制作訂單明細。待新增顏色確認后，跟單員應及時將確認樣1pc樣品交給文員，文員及時掃描真實圖片，并替代虛擬圖片，并將真實樣品納入樣品室管理。

（6）、如因下單需要，跟單員須將樣品（含我司樣品，客戶原樣，色樣等）出借給工廠使用的，跟單員務必交代工廠妥善保管好樣品，如未能完好歸還我司的，跟單須按公司規定出具扣款通知，以賠償公司損失。

經總經理批準后公布實施，未盡之事宜以補充規定或公司公告為準。